1. Tại sao phải cài máy chấm công cho doanh nghiệp

Máy chấm công là một thiết bị ghi nhận thời gian ra/vào làm việc của người sử dụng. Hiện nay, thiết bị này được sử dụng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp với các lợi ích vượt trội như:

• Giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác.

• Giảm thiểu sai sót và gian lận chấm công. 

• Tiết kiệm thời gian cho người lao động nhờ khả năng nhận diện sinh trắc học nhanh chóng.

• Giúp tự động hóa quá trình quản lý nhân sự, đặc biệt là công đoạn xuất báo cáo thống kê, tính lương, thưởng cho người lao động.

• Tiết kiệm chi phí và nguồn nhân lực hơn so với phương pháp thủ công.

• Tăng tính minh bạch và công bằng trong việc quản lý nhân sự. 

Máy chấm công giúp tối ưu công tác quản lý nhân sự

2. Hướng dẫn cài máy chấm công chi tiết

2.1. Lựa chọn vị trí cài máy chấm công phù hợp

Đầu tiên, bạn cần lựa chọn vị trí cài máy chấm công sao cho thuận tiện cho nhân viên và dễ dàng trong việc quản lý. Vị trí lắp đặt nên thoáng đãng, có đủ ánh sáng và tránh xa nơi có độ ẩm cao để bảo vệ thiết bị. 

Lựa chọn tốt nhất là lắp đặt máy chấm công ở trong nhà, tránh lắp đặt ngoài trời. Cùng với đó, bạn nên trang bị thêm hộp bảo vệ máy chấm công để bảo vệ máy hoạt động được lâu bền. Nếu lắp đặt máy chấm công ở ngoài trời thì nên có thêm phần mái che ở phía trên. 

=> Xem hướng dẫn tự lắp đặt máy chấm công đơn giản, dễ hiểu

Vị trí cài máy chấm công cần thoáng đãng, khô ráo

2.2. Chuẩn bị và kiểm tra các thiết bị liên quan

Trước khi tiến hành cài máy chấm công, bạn hãy kiểm tra các thiết bị để đảm bảo mọi thứ đều hoạt động tốt và không có dấu hiệu hư hỏng. Cụ thể:

• Chuẩn bị máy chấm công: Máy chấm công cần lắp đặt đầy đủ thẻ nhớ, pin, anten và màn hình. 

• Chuẩn bị máy tính: Bạn cần tải và cài đặt sẵn phần mềm quản lý chấm công trên máy tính. Đồng thời, bạn hãy kiểm tra xem máy tính có kết nối internet không và có đủ dung lượng để lưu trữ dữ liệu chấm công không.

• Kiểm tra độ tương thích: Việc kiểm tra xem máy tính và máy chấm công có thể kết nối với nhau không là rất quan trọng. Bạn cần thử kết nối qua các cổng USB, Wifi hoặc mạng LAN (tùy từng máy). Ngoài ra, bạn cũng cần đảm bảo phiên bản của phần mềm quản lý chấm công đã cài đặt phù hợp với loại máy chấm công muốn lắp đặt.

• Nguồn điện: Nguồn điện cần ổn định và có khoảng cách hợp lý để truyền tín hiệu. 

Chuẩn bị đầy đủ thiết bị trước khi cài máy chấm công

2.3. Cài đặt và hướng dẫn sử dụng phần mềm máy chấm công

Sau khi đã chuẩn bị xong, bạn có thể tiến hành cài đặt phần mềm máy chấm công trên máy tính. Thông thường, phần mềm sẽ đi kèm theo máy hoặc bạn có thể tải từ trang web của nhà sản xuất. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Tải file cài đặt phần mềm chấm công từ website của nhà cung cấp hoặc từ đĩa CD kèm theo máy chấm công.

• Bước 2: Chạy file cài đặt và làm theo các hướng dẫn trên màn hình. Trong quá trình này, bạn sẽ cần nhập mã kích hoạt và chọn đường dẫn lưu trữ phần mềm (nếu có).

• Bước 3: Sau khi cài đặt hoàn tất, bạn hãy khởi động lại máy tính và mở phần mềm quản lý chấm công.

• Bước 4: Điều chỉnh cấu hình phần mềm và thiết lập cài đặt theo nhu cầu của doanh nghiệp. Khi này, bạn có thể cập nhật các thông tin vào máy chấm công như tên thiết bị, số cổng, địa chỉ IP, số như ngày nghỉ, ca làm việc, thời gian làm việc,....

Cài đặt phần mềm chấm công

2.4. Cài đặt kết nối máy chấm công với máy tính

2.4.1. Các loại kết nối phổ biến

Hiện nay, có ba loại kết nối phổ biến giữa máy chấm công và máy tính là: kết nối qua cổng RS232, kết nối USB, kết nối bằng cổng Ethernet và kết nối Wi-Fi. Mỗi loại kết nối trên đều có những ưu và nhược điểm riêng. Tùy vào nhu cầu và điều kiện của doanh nghiệp và thông số kỹ thuật của máy chấm công mà bạn có thể lựa chọn phương thức kết nối phù hợp nhất.

2.4.2. Hướng dẫn cách cài đặt kết nối máy chấm công với máy tính

Để thực hiện kết nối máy chấm công với máy tính một cách nhanh chóng và chính xác, bạn hãy theo dõi các bước sau đây:

• Bước 1: Lựa chọn phương pháp kết nối phù hợp với cấu hình máy tính và loại máy chấm công.

• Bước 2: Chuẩn bị cáp kết nối và các thiết bị cần thiết, đảm bảo chúng hoạt động tốt.

• Bước 3: Cài đặt và cấu hình phần mềm và, nhập các thông số của máy chấm công.

• Bước 4: Kết nối máy tính với máy chấm công theo phương pháp đã chọn và kiểm tra xem kết nối có thành công không.

• Bước 5: Đọc dữ liệu từ máy chấm công và xử lý thông tin trên phần mềm quản lý máy chấm công.

Cài kết nối máy chấm công với máy tính

2.4.3. Kiểm tra kết nối

Kiểm tra và xác nhận kết nối là một bước rất quan trọng sau khi cài máy chấm công. Điều này giúp đảm bảo máy tính và máy chấm công có thể giao tiếp hiệu quả với nhau. Bạn có thể tham khảo các bước thực hiện sau:

• Bước 1: Khởi động máy tính và máy chấm công, đảm bảo cả hai thiết bị đều được cung cấp nguồn điện đầy đủ.

• Bước 2: Mở phần mềm quản lý chấm công trên máy tính và chọn thiết bị máy chấm công bạn muốn kiểm tra kết nối.

• Bước 3: Nhấn vào nút “Kiểm tra kết nối” trên phần mềm. Nếu màn hình hiển thị “Kết nối thành công,” điều đó có nghĩa là máy tính và máy chấm công đã được kết nối.

• Bước 4: Nếu màn hình hiển thị “Kết nối thất bại,” bạn cần kiểm tra lại cáp kết nối, cổng mạng hoặc cổng USB để đảm bảo không có sự cố về phần cứng. Ngoài ra, bạn cũng cần kiểm tra cài đặt IP, tốc độ truyền dữ liệu và cổng của máy tính và máy chấm công để đảm bảo chúng tương thích với nhau.

Kiểm tra kết nối giữa máy tính và máy chấm công

2.5. Sửa lỗi trong quá trình cài máy chấm công

Trong quá trình cài máy chấm công có thể sẽ phát sinh một số trục trặc nhất định. Sau đây là các lỗi phổ biến nhất và cách khắc phục:

• Máy chấm công không nhận diện được máy tính và ngược lại: Lỗi này thường xảy ra khi cáp kết nối bị hư hỏng, lỏng hoặc không tương thích. Khi này, bạn sẽ cần kiểm tra lại kết nối hoặc thử sử dụng cáp khác nếu có.

• Máy chấm công không truyền thông tin về máy tính hoặc ngược lại: Nguyên nhân xảy ra tình trạng này thường là do chưa cài đặt đúng thông tin của máy tính hoặc máy chấm công. Giải pháp cho trường hợp này chính là kiểm tra và điều chỉnh lại cài đặt trên máy tính và máy chấm công.

• Máy chấm công tự khởi động lại liên tục hoặc bị treo: Đây là một lỗi thường gặp khi cài máy chấm công cũ. Nguyên nhân chính là do phần cứng hoặc phần mềm của máy chấm công đã bị hỏng. Bạn nên liên hệ trực tiếp với nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp để được hỗ trợ tốt nhất.

Một số lỗi thường gặp khi cài máy chấm công

3. Cách lấy lại số đăng ký máy chấm công khi bị mất

3.1. Tạo sao cần lấy số đăng ký máy chấm công?

Số đăng ký máy chấm công là một chuỗi số dùng để xác thực bản quyền của phần mềm chấm công. Chuỗi số này được tạo ra bởi thuật toán của nhà sản xuất. Chỉ khi nhập đúng số đăng ký, người dùng mới có thể sử dụng đầy đủ các tính năng của phần mềm. Chính vì vậy, việc lấy số đăng ký máy chấm công là vô cùng quan trọng.

Đôi khi, số đăng ký máy chấm công có thể bị mất do nhiều nguyên nhân khác nhau. Nguyên nhân chính thường là do máy tính bị lỗi hệ điều hành Windows và cần phải cài đặt lại nhưng chưa lưu trữ hoặc sao chép dữ liệu sang ổ khác. Một lý do khác là do nhân viên quản lý trước nghỉ việc nhưng không bàn giao đầy đủ thông tin cho người quản lý sau. 

Lấy số đăng ký máy chấm công mới sử dụng được đầy đủ tính năng của phần mềm

3.2. Quy trình cấp số đăng ký máy chấm công

• Bước 1: Cài máy chấm công và kích hoạt nguồn cho máy.

• Bước 2: Tải phần mềm chấm công phù hợp với máy chấm công và nhu cầu sử dụng của đơn vị.

• Bước 3: Tiến hành khai báo máy chấm công bằng cách nhập địa chỉ IP của thiết bị vào phần mềm.

• Bước 4: Phần mềm sẽ cung cấp cho bạn số Serial Number của máy và bạn cần ghi lại số Serial Number này.

• Bước 5: Gửi số Serial Number đến đơn vị cung cấp để nhận số đăng ký máy chấm công (key) và thêm vào phần mềm.

Quy trình nhận số đăng ký máy chấm công

3.3. Cách lấy lại số đăng ký máy chấm công 

Sau đây là 3 cách lấy lại số đăng ký máy chấm công nhanh nhất:

• Kiểm tra trên phiếu bảo hành đi kèm theo máy hoặc vỏ hộp của máy chấm công.

• Kiểm tra các tài liệu liên quan đến việc mua hàng như hóa đơn, đơn đặt hàng, hoặc biên bản bàn giao, thường sẽ kèm theo số đăng ký của máy chấm công.

• Tìm mua key máy chấm công từ đơn vị cung cấp uy tín trên thị trường.

Lấy lại số đăng ký máy chấm công 

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về cách cài máy chấm công và cách lấy lại số đăng ký bị mất. Nếu bạn cần được tư vấn thêm, hãy liên hệ với Golden Việt qua hotline 0977987191

CÔNG TY CỔ PHẦN GOLDEN VIỆT

• Mã số thuế: 0108400959

• Địa chỉ: Số 22 ngõ 193 Phú Diễn - Bắc Từ Liêm - Hà Nội

• Điện thoại: 0977987191

• Mail: Goldenviet.jsc@gmail.com