Hướng dẫn sử dụng máy chấm công Mita Pro đúng cách

1. Giới thiệu phần mềm máy chấm công Mita Pro

Mita là thương hiệu cung cấp máy chấm công uy tín đến từ Thái Lan. Các sản phẩm của công ty được biết đến với thiết kế nhỏ gọn, sang trọng và có nhiều tính năng vượt trội. Các model máy chấm công Mita chủ yếu sử dụng công nghệ nhận diện vân tay kết hợp với thẻ từ và nhận diện khuôn mặt với độ chính xác cao. 

Máy chấm công Mita dễ dàng cài đặt trên nhiều hệ điều hành khác nhau. Cùng với đó là phần mềm Mita Pro cung cấp báo cáo đa dạng, phong phú, đáp ứng mọi nhu cầu quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Sau đây là một số chức năng tiêu chuẩn của phần mềm Mita Pro:

• Kết nối với nhiều máy chấm công khác nhau và truy xuất giờ làm việc của nhân viên.

• Lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên một cách khoa học, thuận tiện.

• Thêm mới, chỉnh sửa, xóa thông tin nhân viên, phòng ban.

• Tạo, sắp xếp và chỉnh sửa lịch trình làm việc.

• Gán đúng ca làm việc cho nhân sự.

• Cung cấp các báo cáo theo ngày, tuần, tháng, năm với đầy đủ thông tin cần thiết.

• Dễ dàng xuất dữ liệu ra file Excel để phục vụ cho các mục đích phân tích và tính lương. 

=> Tham khảo máy chấm công bằng hình ảnh/khuôn mặt chính hãng, giá tốt

Phần mềm Mita Pro giúp quản lý dữ liệu chấm công hiệu quả

2. Hướng dẫn sử dụng máy chấm công Mita Pro

Phần mềm máy chấm công Mita Pro có giao diện tiếng Việt thân thiện với người dùng nên không khó để thực hiện các thao tác, yêu cầu. Sau đây, Golden Việt sẽ hướng dẫn sử dụng máy chấm công Mita Pro chi tiết:

2.1. Đăng nhập phần mềm máy chấm công Mita Pro

Sau khi cài đặt phần mềm, bạn cần tạo mới tài khoản đăng nhập (nếu chưa có) bằng cách nhấn vào mục “Tạo tài khoản” và thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình. Sau đó, bạn có thể đăng nhập và tài khoản. Thông thường, tên người dùng và mật khẩu mặc định sẽ là "admin". 

Màn hình giao diện chính của phần mềm Mita Pro

2.2. Kết nối dữ liệu

Bước 1: Nhấn vào nút "Tùy chọn" để chọn dữ liệu ở ổ lưu phần mềm. Lưu ý, nếu không chọn dữ liệu, phần mềm sẽ không thể đăng nhập được.

Bước 2: Click vào dấu "…" để chọn đường dẫn đến thư mục Data nằm ở ổ C hoặc D. Sau đó, chọn đường dẫn vào thư mục Data tại nơi vừa cài đặt phần mềm và nhấn chuột phải vào file "MITACOACCESS".

Bước 3: Nhấn vào "Kiểm tra kết nối" và "Cập nhật". Nếu phần mềm hiển thị thông báo kết nối thành công thì bạn đã hoàn tất việc cài đặt. Tuy nhiên, nếu gặp lỗi thì bạn thao tác như sau:

• Click chuột phải và chọn "Properties".

• Chọn "Compatibility" và đánh dấu vào "Run this program as an administrator".

• Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn vào lại phần mềm để chọn "Tùy chọn" và trỏ đường dẫn Data vào phần mềm. 

=> Hướng dẫn kết nối máy chấm công từ xa qua mạng Internet

Hướng dẫn kết nối máy chấm công Mita Pro

2.3. Đăng ký DLL

Bước 1: Nhấn vào "Trợ giúp" trên thanh menu và chọn "Windows 32bits" hoặc "Windows 64bits" tùy theo phiên bản hệ điều hành của bạn.

Bước 2: Sau khi thực hiện thành công, bạn sẽ được chuyển đến giao diện mới như trong hình dưới đây.

Cách đăng ký DLL phần mềm máy chấm công Mita Pro

2.4. Khai báo và kết nối với máy chấm công

Bước 1: Vào Menu > Máy chấm công > Khai báo máy chấm công để tiến hành khai báo và đăng ký máy chấm công (MCC).

Bước 2: Thêm mới máy chấm công:

• Nhấn "Thêm mới" và chọn kiểu kết nối "TCP/IP" (nếu kết nối máy chấm công bằng dây cáp mạng đến modem/wifi).

• Ở phần địa chỉ IP, bạn chỉnh sao cho trùng với địa chỉ IP hiện tại của máy tính.

Để xem địa chỉ IP mạng của máy tính:

• Ở góc phải màn hình, bạn hãy click vào biểu tượng mạng và chọn "Open Internet and Sharing Center" và chọn tên mạng đang sử dụng (ví dụ: mạng Wifi hoặc mạng dây Lan).

• Chọn "Details" để xuất hiện một bảng mới, tìm dòng "IPv4 Address" để biết IP của máy tính.

Để xem địa chỉ IP máy chấm công:

• Vào Menu và làm theo các bước sau tùy theo loại máy:

  • Menu > Thiết lập liên kết > Ethernet

  • Menu > Kết nối mạng

  • Menu > Hệ thống > Thông tin

• Đổi IP trên máy chấm công phù hợp với lớp mạng hiện tại đang sử dụng trên máy tính. Ví dụ: Nếu lớp mạng hiện tại là 192.168.1.55, giữ nguyên 3 dãy số đầu và thay đổi số cuối, chẳng hạn thành 192.168.1.201.

Bước 3: Sau khi đã đổi IP của máy chấm công trùng với lớp mạng của máy tính, bạn có thể tiến hành đăng ký máy chấm công theo trình tự sau:

• Click vào "Đăng ký MCC", bảng "Đăng ký máy chấm công" sẽ xuất hiện.

• Nhấn vào "Kết nối", bạn sẽ thấy dãy số Serial sẽ hiện ra.

• Nhập mã đăng ký in trên bìa đĩa (nếu bị mất mã đăng ký, vui lòng liên hệ với công ty để được cung cấp lại).

• Nhấn "Đăng ký".

Dễ dàng khai báo và kết nối máy chấm công Mita

2.5. Thêm nhân viên mới 

Bước 1: Từ Menu, bạn nhấn chọn Nhân Viên > Quản lý Nhân Viên > Thêm mới.

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin của nhân viên trong từng mục.

Chú ý:

• Mã nhân viên và mã chấm công phải giống nhau và không được trùng lặp.

• Tên chấm công phải được viết không dấu.

Hướng dẫn sử dụng máy chấm công Mita Pro khai báo nhân viên mới

2.6. Tải thông tin nhân viên

Bước 1: Trên thanh menu phần mềm, chọn "Máy chấm công" > "Tải nhân viên về máy tính".

Bước 2: Trong bảng tải nhân viên, bạn nhấn chuột chọn "Duyệt từ máy chấm công". Các mã nhân viên đã đăng ký vân tay sẽ được duyệt từ máy chấm công về máy tính. 

Bước 3: Nhấn "Tải về" và hoàn tất việc tải thông tin nhân viên từ máy chấm công về máy tính.

Tải thông tin nhân viên về máy tính 

2.7. Sửa tên nhân viên

Bước 1: Truy cập Menu > "Nhân viên" > "Quản lý nhân viên" để kiểm tra các mã nhân viên vừa tải xuống.

Bước 2: Tiến hành sửa tên nhân viên và tên chấm công (tên chấm công không có dấu). 

Bước 3: Nhấn "Lưu" sau khi hoàn tất việc đổi tên.

Sửa tên nhân viên

2.8. Tải thông tin nhân viên lên máy chấm công

Bước 1: Truy cập vào menu "Máy chấm công" bên phía góc trên bên phải màn hình => Xổ xuống và nhấn vào "Tải lên máy chấm công".

Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn chọn “Công ty” => chọn “Nhân viên” => Chọn máy => Chuyển xuống => Tải lên máy chấm công  

Tải thông tin nhân viên từ phần mềm lên máy chấm công

2.9. Tạo phòng ban

Bước 1: Vào tab "Nhân viên" trên menu > "Sơ đồ quản lý".

Bước 2: Trong phần này, bạn có thể thiết lập các phòng ban thuộc khu vực và chức vụ cụ thể. Lưu ý: Nhớ nhấn "Thêm mới" sau mỗi lần tạo phòng ban để lưu lại các thay đổi.

Tạo phòng ban trên phần mềm Mita Pro

2.10. Tạo lịch trình vào ra

Thiết lập lịch trình vào ra:

Bước 1: Truy cập vào menu "Chấm công" > "Lịch trình vào ra". 

Bước 2: Chọn "Thêm mới" và chọn lịch trình phù hợp với thực trạng của công ty. Thông thường, bạn có thể chọn "Tự động (không qua đêm)" và thiết lập "Giờ đầu là vào, giờ cuối là ra trong 1 ngày".

Giải thích các loại lịch trình:

• Chọn từ máy: Xác định giờ vào hoặc giờ ra sẽ được nhận từ máy chấm công. Khi bấm "Check In", hệ thống sẽ ghi nhận là giờ vào; khi bấm "Check Out", hệ thống sẽ ghi nhận là giờ ra.

• Theo ID máy: Thiết lập mã ID trên máy chấm công cho các công ty cần quản lý nhiều máy. Ví dụ, khi chấm công ở máy có ID là 1, 3, 5, 7, 9 sẽ ghi nhận là giờ vào, và khi chấm công ở máy có ID là 2, 4, 6, 8, 10 sẽ ghi nhận là giờ RA.

• Tự động - không qua đêm: Hệ thống sẽ lấy lần chấm công đầu tiên trong ngày làm giờ vào và lần chấm công kế tiếp làm giờ ra. Lựa chọn này phụ thuộc vào các thông số đã thiết lập.

• Tự động - qua đêm: Dành cho nhân viên làm ca đêm qua ngày. Lần chấm công đầu tiên của ngày hiện tại sẽ được coi là giờ vào, và lần chấm công thứ hai vào ngày hôm sau sẽ là giờ ra.

• Phân theo giờ: Thiết lập giờ chấm công cụ thể cho giờ vào và giờ ra dựa trên phần khai báo khoảng giờ vào ra.

• Giờ đầu vào - giờ cuối ra trong 1 ngày: Lần chấm công đầu tiên trong ngày sẽ được xem là giờ vào, và lần chấm công cuối cùng trong ngày sẽ được xem là giờ ra. Hệ thống sẽ bỏ qua tất cả các giờ chấm công ở giữa.

• Tính theo giờ: Tính toán số giờ làm việc của nhân viên trong một ngày và quy đổi thành công. 

=> Cách xóa dữ liệu trên máy chấm công bị đầy

Hướng dẫn sử dụng máy chấm công Mita Pro để thiết lập lịch trình vào ra 

2.11. Tạo lịch trình ca làm việc

Bước 1: Chọn "Thêm mới" và đặt tên cho lịch trình ca làm việc.

Bước 2: Chọn "Ca cho tất cả", sau đó chọn ca làm việc đã tạo và gán nó vào các ngày trong tuần. Cuối cùng, bạn cần nhấn "Đồng ý" để lưu lại cài đặt.

Tạo ca làm việc

2.12. Tải dữ liệu chấm công về máy tính

Bước 1: Truy cập vào menu "Chấm công" > "Tải dữ liệu chấm công".

Bước 2: Chọn máy chấm công và nhấn "Tải dữ liệu" để bắt đầu quá trình tải dữ liệu.

Tải dữ liệu chấm công trên phần mềm về máy tính

2.13. Tính công

Bước 1: Vào Menu, chọn "Báo biểu" > "Tính công và in báo biểu".

Bước 2: Chọn phòng ban và nhân viên theo sơ đồ công ty.

Bước 3: Chọn ngày tính công và nhấn "Tính toán" để hoàn tất quá trình.

Hướng dẫn cách tính công

2.14. Xuất báo cáo file Excel

Bước 1: Vào "Báo cáo" > "Xuất EXCEL".

Bước 2: Lựa chọn loại báo cáo cần xuất như báo cáo tổng hợp, báo cao theo ngày, tháng, năm,... và nhấn "Xuất".

Xuất báo cáo chấm công từ phần mềm Mita Pro

Như vậy, Golden Việt đã hướng dẫn sử dụng máy chấm công Mita Pro chi tiết để giúp bạn nắm được các thao tác thực hiện khai báo máy chấm công, khai báo nhân viên mới, tính công,... Để được tư vấn thêm, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline 0977987191.

CÔNG TY CỔ PHẦN GOLDEN VIỆT

• Mã số thuế: 0108400959

• Địa chỉ: Số 22 ngõ 193 Phú Diễn - Bắc Từ Liêm - Hà Nội

• Điện thoại: 0977987191

• Mail: Goldenviet.jsc@gmail.com